30.3.20

Václav Maněna: E-mailové peklo a jak se mu vyhnout

Hlavně v mateřských školách a na prvním stupni se často setkávám s tím, že učitelky a učitelé používají soukromé e-maily (nejčastěji “na Seznamu”) a dosud přitom docela dobře fungovali. Uvědomte si prosím, že současná situace přináší velký nárůst elektronické komunikace s rodiči, dětmi i spolupracovníky. Sepsal jsem několik zkušeností a rad, které vám, rodičům i dětem mohou pomoci tuto náročnou situaci zvládnout lépe. Ale jen těm, kteří chtějí  

Učitelé jsou lidé


Učitelé potřebují také trochu klidu a odpočinku. Je dobré, když jim v soukromém e-mailu nebudou strašit pracovní problémy a maily od rodičů s obsahem “pane učiteli, došel vám můj mail?” Nejen kvůli zachování duševního zdraví je dobré pracovní a osobní e-maily oddělit. 

Jako lektor (nebo i učitel) znám dobře situaci: mám prezenční školení, celkem intenzivně v kuse učím 90 minut. Pauza 5 minut. Všichni ostatní jdou na záchod nebo na kafe, já mám čas se na pár sekund zregenerovat, nachystat si odpovědi na dotazy z předchozích 90 minut a nabrat nové síly. Sahám po lahvi s vodou, abych se na sekundu napil, protože na kafe to nestíhám. Když v tom ke mně přicupitá někdo, kdo chce efektivně využít čas přestávky k tomu, aby mi položil dotaz, na který očekává okamžitou odpověď (na kafe si zajde pak a dopije ho v klidu při mém výkladu). Jsem strašně unavený, mám chuť ho zabít, ale nechci být nezdvořilý, tak mu hned vyhovím. Po skončení pauzy jsem vyčerpaný a odnesou to všichni. Nebo: píšete už hodinu odpověď na e-mail, vážíte pečlivě každé slovo, do toho vám píše někdo na Facebooku a začne zvonit mobil. Dost analogií, já myslím že si rozumíme. Jdeme dál. 

Rodiče jsou lidé 

A mají teď opravdu jiné starosti, než se přihlašovat do deseti různých aplikací pro výuku, kontrolovat informace v Bakalářích (k nim máme přístup na takovým tom papírku na ledničce přece, sakra ještě včera tu byl), tak proč jim ještě komplikovat život s tím, že budou jejich děti používat nový e-mail? Jsou to přece další přihlašovací údaje! No protože jim to právě můžete ulehčit. To, čemu říkáme “školní mail” je ve skutečnosti nejspíš Google účet nebo Microsoft účet, který provozuje škola na vlastní doméně. Může tedy sloužit nejen k přístupu do školního e-mailu, ale třeba i do Moodlu a dalších systémů (to vám nastaví ajťák). Máte super češtináře, který používá Kahoot? Fajn, děti se mohou i do téhle aplikace přihlásit pomocí školního účtu od Googlu nebo Microsoftu. Jedno uživatelské jméno, jedno heslo. A když ho dítě nebo rodič zapomenou? Nastaví ho znovu ajťák, protože jsou účty na vaší doméně a máte je pod kontrolou. 

Školní e-maily pro učitele i žáky 

Nikdy jsem nedokázal vyřešit jednu věc: jak mám žáky nutit chodit v přezůvkách, když sám chodím po škole v botách na ven? Buď jim vysvětlím, jaký k tomu mám důvod (a ten musí být dobrý), nebo zkrátka začnu nosit přezůvky taky. J. J. Rousseau (což nebyl žádný DJ, ale spíš filozof a spisovatel) řekl, že svoboda je poslušnost vůči zákonům, které jsme si stanovili sami. Tím se řídím nejen ve škole a docela to funguje. Když budou učitelé i žáci používat školní e-maily, ušetříte si hodně problémů a různého zbytečného dokazování, jestli mail dorazil atd. 

V jakém formátu vytvářet adresy? 

Jediná správná volba je jmeno.prijmeni@skola.cz, jinak se z toho zblázníte. Děti i rodiče zapomenou, že František Novák má e-mail novafr1@skola.cz a stejně tak zapomenou, kam dali takový ten malý papírek s přihlašovacími údaji, který jste jim dali. Komu asi budou volat? 

Učitelé také ocení, že když chtějí Františkovi napsat, snadno si jeho e-mail odvodí, když ho třeba nemají v adresáři. Ale hlavně si ho odvodí rodiče. 

Protože už to slyším, můžu rovnou odpovědět: až František odejde ze školy, smažte mu účet. Zase tolik Františků Nováků tam nemáte a uvolníte si tak místo pro nového. Ale když máte teď opravdu dva studenty se stejným jménem i příjmením, přidejte jim do adresy třeba číslo. 

My ale nemáme čas zavádět dětem školní účty, potřebujeme začít hned! 

Současná situace je neuvěřitelně náročná, školy věnují velké množství energie a času k zavedení nových metod a pravidel. Je snadné tomu tlaku podlehnout a říct si: “fajn, tak je do toho Google Classroomu, Moodlu (nebo čehokoliv jiného) pustíme se soukromými účty, ať je klid, teď není čas zavádět školní účty.” Vrátí se vám to jako bumerang: chvilku se bude zdát, že jste na situaci vyzráli, ale je to hodně podobné, jako kdybyste na křižovatce dali všem zelenou jen proto, že jsou nervózní a už chtějí jet. Děti zapomínají hesla, rodiče úplně stejně (mají je přece uložené v prohlížeči), Marušce se najednou nejde přihlásit na Seznam (přitom, pane učiteli, nic jsem neměnila a ještě včera mi to šlo!), Frantovi píše Gmail nějakou hlášku v angličtině a vy ani ajťák jim s tím nepomůžete, protože jsou to jejich osobní e-maily, které nemáte pod kontrolou. Nejspíš jim nakonec poradíte, ať si založí nový e-mail (reálné zkušenosti z posledních dnů). Níže je několik typických situací, kterým se můžete vyhnout.
  • Pane učiteli, mně ta seminárka od vás nepřišla!
  • Včera jsem Vám psal e-mail, nejspíš vám nedošel.
  • Posílal jsem to, ale vrátilo se mi to jako nedoručitelné.
  • Pane učiteli, posílal jsem mail, ale vrátil se mi, že prý máte plnou schránku.
    Možná se budete divit, ale opravdu všemu tomu se můžete vyhnou použitím školních mailů na Googlu nebo Microsoft Office 365. Oba hráči nabízejí prakticky neomezené kapacity e-mailů pro učitele i žáky. Navíc je tohle jen špička ledovce, těch problémů je strašně moc, jenom nemám čas je teď rozepisovat. Nemám prostor to nyní podrobně vysvětlovat, ale existuje i několik bezpečnostních rizik. Pokud máte uživatelské účty pod kontrolou, můžete vynutit bezpečná hesla, můžete účty pozastavit v případě problému atd. 

    To se ti to kecá, když jsi ajťák! Ale co my ostatní?

    Vy ostatní to v klidu zvládnete, stačí chtít. Řešení od Microsoftu i Googlu mají tu výhodu, že poskytují opravdu hodně jednoduché (jo, i Microsoft) rozhraní pro tvorbu uživatelských účtů, obnovu hesel a další úpravy (třeba když se někdo jako na potvoru vdá a potřebujete mu změnit příjmení i e-mailovou adresu). Jsou od začátku navržené na to, aby tyto úkony mohl dělat poučený uživatel. Takže to můžete rozvrstvit: je dobré, když dá ajťák několika učitelům právo editovat uživatelské účty.

    Neházejte řediteli klacky pod nohy, ani tomu (podle vás) špatnému

    Není zase tak moc důležité, jestli ředitel rozhodne (podle vás nebo šváry-ajťáka) dobře nebo špatně, ale je důležité, aby všichni jeho rozhodnutí dodržovali a působili jednotně. Rodiče budou také rádi, když třeba všichni učitelé budou mít a používat e-mailovou adresu ve stejném formátu atd.


    Je moc fajn, když bude ředitel informován o komunikaci ve škole a s rodiči, ale jen když to bude potřebovat. To znamená, že je nejlepší k takové komunikaci využít nějaké jiné prostředí (v Březové máme eŽákovku, ale podobné funkce mají i Bakaláři, Škola online a další, nebo můžete využít Microsoft Teams, nebo nástroje od Googlu), kam se ředitel přihlásí a bude se tomu věnovat, když má chuť a čas. A nejen ředitel, ale i všichni ostatní. Komunikace v takovém prostředí je oproti skupinovým e-mailům nesrovnatelně přehlednější a pohodlnější.


    E-mail je v tomto případě úplně nejhorší možná varianta, ale když už ho musíte používat, neposílejte řediteli všechno “do kopie”, pokud Vám to nenařídil. Ředitelé mají teď úplně jiné starosti než řešit nebo jen myslet na to, že vám maminka Aničky píše, že se pořád nemůže přihlásit do Bakalářů.


    V Březové pan ředitel zavedl skvělou věc: sepsal předpřipravené odpovědi na nejčastějí e-mailové dotazy, které přicházejí od rodičů. Učitelé pak nemají práci s vymýšlením odpovědí a také se eliminuje riziko, že někdo napíše odpověď, která třeba není úplně v souladu se školním řádem (to se může snadno stát omylem). Všem se ulevilo a rodiče dostávají jednotné informace.

    Tipy a triky z praxe


    • Poproste ajťáka, ať vytvoří skupinové e-maily pro třídy. Hodí se to třeba i v případě, že chcete celou třídu pozvat na online konzultaci. Stačí poslat e-mail na 8a@skola.cz.
    • Je dobré mít skupinové e-maily i pro zaměstnance, např. ucitele@skola.cz.
    • Nemažte e-maily. To je rada, co? A proč jako? Nikdy nevíte, kdy se vám to bude hodit. Google i Microsoft mají dobře udělané vyhledávání, které funguje i když jsou ve schránce gigabajty mailů. Velký počet mailů vám práci se schránku nezpomalí.
    • Je dobré si vytvořit různě barevné štítky a přiřazovat je e-mailům.
    • Používejte předpřipravené odpovědi.

    4 komentáře:

    Silvie A. řekl(a)...

    Jo, pan Maněna se vyzná!
    Nicméně, je to asi hlavně pro ZŠ. Pro dobře fungující ZŠ.

    je dobré pracovní a osobní e-maily oddělit

    A jistě nás napadnou i další kategorie, které je dobré oddělit. Což považuji za silný důvod vyhnout se školním e-mailovým účtům.

    do toho vám píše někdo na Facebooku a začne zvonit mobil

    FB je ptákovina leda tak pro mládežníky (používaná jednou za měsíc) a číslo mobilu nesmí znát žádný student.

    Komunikace v takovém prostředí je oproti skupinovým e-mailům nesrovnatelně přehlednější a pohodlnější

    Věc názoru. S e-mailama se dají dělat kouzla, o kterých se Bakalářům nezdá.

    všichni učitelé budou mít a používat e-mailovou adresu ve stejném formátu

    Ve stejném, a to LIBOVOLNÉM. Nikdo (natožpak ředitel školy) a nic (ani koronavirová kalamita) mi nebude předepisovat, jak se mají jmenovat moje e-mailové účty. A já to nebudu předepisovat studentům. Až budu chtít, aby komunikace přestala fungovat, doporučím jim školní e-mail.
    Stejný formát e-mailové adresy je krok směrem k stejnému formátu e-mailových zpráv a nakonec ke stejnému formátu úplně všeho. A ten stejný formát úplně všeho se nutně bude muset přizpůsobit té češtinářce, pro kterou je počítač ta úplně zbytečná bedna vedle katedry, co si na ni odkládá křídu.

    Jana Karvaiová řekl(a)...

    Pan Maněna je boží tvor. Tak hezky napsat bych to neuměla ani omylem. Bravo a díky. oba články posílám kolegům.

    Jirka řekl(a)...

    Pro Silvii
    Ať žije cochcárna!

    Václav Maněna řekl(a)...

    Děkuji za pochvalu, ani nevíte jakou mi to dává radost! Píšu od srdce, nelžu a snažím se nemachrovat. Hlavní motivace je pomáhat ostatním a ne jim ukazovat, jak jsou "neschopní".

    Okomentovat