26.3.18

Josef Mutl: Time management, studium a technologie – 1. díl

První ze dvou článků pojednávajících o postupech řízení pracovního času s orientací na studenty. Jedná se o úvod do problematiky, kterou autor zpracovává jako diplomovou práci.

Studenti vysokých škol, ale i žáci ostatních stupňů vzdělávací struktury jsou zahrnováni domácími úkoly a nutností učit se na průběžné i závěrečné zkoušky. Kromě toho chtějí svůj čas trávit také s rodinou a přáteli, věnovat se sportu a kultuře a zkrátka žít svůj život, nejen se na život připravovat studiem. Někde mezi tím vším aktuálním děním si ještě musí najít čas na práci na dlouhodobých projektech, jako je psaní různých závěrečných prací, provádění výzkumu apod. Aby to všechno úspěšně a v termínu zvládli, musí si umět organizovat čas.

Úvod

Studenti vysokých škol, ale i žáci ostatních stupňů vzdělávací struktury jsou zahrnováni domácími úkoly a nutností učit se na průběžné i závěrečné zkoušky. Kromě toho chtějí svůj čas trávit také s rodinou a přáteli, věnovat se sportu a kultuře a zkrátka žít svůj život, nejen se na život připravovat studiem. Někde mezi tím vším aktuálním děním si ještě musí najít čas na práci na dlouhodobých projektech, jako je psaní různých závěrečných prací, provádění výzkumu apod. Aby to všechno úspěšně a v termínu zvládli, musí si umět organizovat čas.

Existují pojmy jako řízení času, organizace času, plánování. Všechny je můžeme považovat za synonyma a rovnocenné anglickému pojmu time management. Jde o populární téma, takže k němu vychází řada knih a článků. „Rady v nich obsažené jsou bohužel často protichůdné a nekonzistentní.“ ([1], str. 122)

Rámcové vzdělávací programy (RVP) pro základní vzdělávání (ZV) a pro gymnaziální vzdělávání (GV) počítají s tím, že by si žák měl osvojit plánovací a organizační dovednosti, které mu mají pomoci řídit vlastní učení. V systému klíčových kompetencí se na toto téma zaměřuje „kompetence k učení“. Už žáci na ZŠ by si měli umět organizovat své učení. Otázka je, kde se to mají naučit. Osobně jsem se během své školní docházky setkával spíše s výtkami, že se neumíme učit, než s praktickými radami, jak to tedy dělat správně.

Náročný požadavek na žáky, aby si efektivně organizovali své učení a práci na domácích úkolech, je ještě komplikován nutností používat relevantní zdroje. Jsou učitelé, kteří svým žákům zakazují čerpat z Wikipedie, protože tam informace může napsat kdokoli a nemusí být pravdivé. Tyto nářky však žákům neříkají nic o správném přístupu k práci se zdroji, právě tak jako tyto výtky nepomáhají učit se efektivněji. Bylo by lepší ukazovat žákům funkční přístupy k práci. V tomto příspěvku se zaměříme na časové rozvržení úkolů.

Velkou pomocí by byla výuka informatického myšlení, které zahrnuje schopnost hledat efektivní a algoritmizovatelné řešení problémů. Žáci by se také naučili vnímat počítače jako prakticky použitelné nástroje a neviděli by v nich pouze zdroj zábavy, okno do světa internetu a „trochu lepší psací stroj“.

V prvním díle se podíváme na to, kde se můžeme při našem plánování poučit u informatiky. Ve druhém díle si pak představíme některé užitečné aplikace k organizování úkolů.

Algoritmy pro život

Brian Christian a Tom Griffiths v knize „Algoritmy pro život – Jak využít počítačové algoritmy při každodenním rozhodování“ představili řadu problémů, které běžně řeší lidé ve svém každodenním životě, a poukázali na jejich podobnost s problémy, které řeší počítače. Vzhledem k tomu, že informatici už několik desetiletí vymýšlejí efektivní algoritmy pro počítače a obor „vědecké řízení“ existuje dokonce již od průmyslové revoluce, na mnoho problému již bylo nalezeno optimální řešení. Běžný člověk proto nemusí objevovat kolo, ale může využít tyto poznatky ze světa strojů i ve svém životě. „Optimální využití času během celého dne může pro člověka představovat výzvu, ale počítače všude kolem nás využívají hravě každou milisekundu. Z jejich postupů se můžeme mnoho naučit.“ ([1], str. 11)

Selmer Johnson se v roce 1954 zabýval optimalizací spolupráce dvou strojů, kde ten druhý čeká na výsledky práce toho prvního (např. tiskárna a vazač knih, pračka a sušička). Přišel na to, že je potřeba úlohy seřadit pokud možno tak, aby první stroj zpracovával nejprve časově méně náročné úlohy a postupně přecházel k těm náročnějším (např. nejprve prát méně znečištěné prádlo). Druhý stroj by měl dostávat úkoly v opačném pořadí. Nejprve ty časově náročnější a postupně se dostávat k těm snazším (např. nejprve sušit větší objem prádla). Díky této strategii se maximalizuje doba, ve které pracují oba stroje současně a minimalizují se prostoje. Kromě konkrétního řešení daného problému jeho práce také ukázala, že „plánování lze vyjádřit algoritmicky, a za druhé – existují optimální řešení časového plánování“ ([1], str. 123). To je dobrá zpráva pro všechny studenty, kteří si chtějí efektivně zorganizovat své úkoly. Základní algoritmy vhodného plánování si popíšeme později.

Existují však také problémy, u kterých bylo dokázáno, že pro ně optimální algoritmus prostě neexistuje. A pak jsou zde ještě také takové problémy, které by snad měly mít optimální řešení, ale jeho hledání je příliš časově náročné. V praktickém životě strojů i lidí hraje čas velmi podstatnou roli. U této skupiny problémů je většinou lepší zvolit alespoň nějaké řešení a prostě úkol splnit než strávit neúměrně mnoho času snahou o nalezení toho optimálního. „Život je plný problémů, které jsou prostě složité. Chyby lidí často vypovídají více o vnitřních úskalích problému než o omylnosti lidského mozku.“ ([1], str. 14) Lidský mozek je úžasný, zvládá se rozhodovat rychle a pracovat s neúplnými informacemi. Nyní už víme, že není jeho chyba, když nenajde vždy optimální řešení každého problému.

Když má student seznam úkolů ke splnění, klade si otázku, v jakém pořadí je splnit. Pro začátek je dobré si uvědomit, že „máte-li pouze jeden stroj (vás samotné) a chcete dokončit všechny své úkoly, jakékoli pořadí úkolů vás zavede ke stejnému množství času.“ ([1], str. 124) Proč tedy plánovat nějaký harmonogram, používat diář, priorizovat úkoly? Proč jednoduše nevzít svůj todo-list a nesplnit úkoly jeden po druhém v pořadí, ve kterém jsou napsané, nebo v nějakém náhodném? Abychom byli schopni určit, který systém řazení úkolů je nejefektivnější, musíme si nejprve stanovit, co je naším cílem. Různé cíle vyžadují různé metody, jako různé počasí vyžaduje různé oblečení. Není jedno univerzální oblečení, které by bylo vhodné do každého počasí, a není ani jedna metoda organizace úkolů, která by byla optimální pro všechny cíle. Existují dvě základní strategie. Jedna se nazývá „nejbližší termín splnění“ a druhá „nejkratší doba zpracování“.

Nejbližší termín splnění
Strategii nazvanou „nejbližší termín splnění“ je vhodné používat tehdy, když chceme „minimalizovat maximální zpoždění“. „Začněte s úkolem s nejbližším termínem dokončení a propracujte se k tomu s nejvzdálenějším termínem.“ ([1], str. 125) Je to poměrně intuitivní strategie a zároveň optimální pro daný cíl – „odevzdávat všechny úkoly co nejvíce včas“.

Nejkratší doba zpracování
Strategii „nejkratší doba zpracování“ je vhodné používat tehdy, když chceme snížit „součet časů dokončení“. „U rozvrhování pro jeden stroj jsme zmínili, že nijak nemůžeme změnit dobu potřebnou k dokončení všechny našich úkolů. Představíme-li si však za každým úkolem čekajícího klienta, pak existuje způsob, jak zabrat co nejméně jejich společného času.“ ([1], str. 126) Jako pěkný příklad bych uvedl frontu v supermarketu. Prodavačce bude trvat stejně dlouho obsloužit zákazníky, ať se tito seřadí u pokladny v libovolném pořadí. Ovšem celkový čas zákazníků strávený čekáním se dá velmi výrazně zredukovat. Když stojíte s jedním jablkem ve frontě za člověkem s plným nákupním košíkem, strávíte tam oba celou dobu potřebnou k namarkování obsahu toho košíku. Když vás však zákazník před vámi ochotně pustí před sebe, jeho zdržení bude minimální a celkový čekací čas vás obou dohromady se výrazně zkrátí. V seznamu úkolů se tato strategie uplatňuje tak, že úkoly seřadíte podle časové náročnosti a splníte je od těch nejjednodušších.

Celý článek na spomocnik.rvp.cz.

Tento článek vznikl jako studentská práce.

Žádné komentáře:

Okomentovat